Modul Spisová služba umožňuje v plně elektronické formě vést evidenci vnitřních, došlých a odesílaných dokumentů a spisů. Zajišťuje přiřazování těchto dokumentů jednotlivým zpracovatelům a řídí evidenci oběhu těchto dokumentů. Modul umožňuje využití čárových kódů pro značení dokumentů, jak generátor čárových kódů, tak tiskárna a následně snímač čárového kódu jsou nedílnou a integrovanou součástí tohoto modulu.

Modul je navržen v souladu s vyhláškou ministerstva vnitra č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby, zajišťuje zároveň předarchivní péči o dokumenty a byl navrhován ve spolupráci a za supervize pracovníků Státního oblastního archivu Plzeň, Státního oblastního archivu Praha a Národního archivu.

Modul Spisová služba je pak základní částí systému zajišťujícího také všechny související služby a funkce, jako jsou správa uživatelů (vnitropodnikoví uživatelé – modul Uživatelé) a řízení jejich oprávnění, správa partnerů (externí subjekty se vztahem k dokumentům – modul Partneři).

Základní pohled do modulu Spisová služba

Nedílnou součástí řešení je také automatický logovací systém který zaznamenává všechny provedené operace v systému a monitoruje i osobní nastavení oprávnění jednotlivých uživatelů.

Vlastní záznam dokumentu je zajištěn několika službami.

První služba zajišťuje základní popis dokumentu metadaty a vybaví tento záznam unikátním číslem z dohodnuté číselné řady.

Další služba umožňuje připojení dokumentu v elektronické podobě, a to jednak formou digitálního dokumentu a nebo digitalizovanou skenovanou kopií papírové předlohy.

Pohled na detail otevřeného dokumentu – spisu, povšimněte si opět přiložených dokumentů vyznačených ikonami a cesta zpracování dokumentu.

Do systému mohou být také zařazeny OCR rekognoskovací služby, které umožňují rozpoznat některé klíčové rozlišovací znaky dokumentu, nebo ukládat spolu s digitalizovaným dokumentem i jeho OCR textovou podobu pro fultextové vyhledávání. Tato funkčnost systému je tedy robustní podporou pro plně elektronický oběh dokumentů.

Uložení dokumentu je pak zajišťováno buďto ve vlastní databázi nebo propojením s modulem Digitální sklad, který zajišťuje zabezpečené uložení dokumentu a korektní záznam metadat.

Základní pohled do záložky spisy

Spisová služba je tedy robustním nástrojem pro korektní vedení a evidenci dokumentů jak ve společnosti či firmě, tak na úřadech pracujících v jednotlivých stupních státní správy a podobně.